إجراء الصيانة

 (MAINTEANANCE)

QP-06

1- الغاية:

• العمل على تأمين جاهزية التجهيزات والمعدات فنيا" من خلال الصيانة العلاجية والصيانات الوقائية ( سنوية – دورية) على حد سواء بهدف المحافظة على أفضل المواصفات الفنية لتقديم الخدمة كما" ونوعا".
• العمل على تأمين جاهزية المخدمات التي تقوم بتشغيل مخدمات المزود من خلال الصيانة العلاجية والصيانات الوقائية (سنوية – دورية ) على حد سواء بهدف المحافظة على أفضل المواصفات الفنية لتقديم الخدمة كما" ونوعا".
• العمل على حماية الشبكة الداخلية وفق الخصوصية المحددة من قبل الإدارة.
• تحقيق متطلبات البند رقم 7-5-1 من المواصفة الدولية ISO 9001/2008.

2- مجال التطبيق:

 تشمل عمليات الصيانة أنشطة الصيانة الطارئة ( العلاجية ) والوقائية في الشركة.

3- المسؤوليات:

• مدير قسم دعم الشركات :مسؤول عن اعتماد خطة الصيانة الوقائية للتجهيزات و المعدات والمخدمات التي تخص الشركة وعملها الداخلي، والإشراف على تخطيط أنشطة الصيانة الوقائية واعتماد تقارير الصيانة المنفذة، ووضع خطة الأرشفة العامة.
• مسؤول الشبكة الداخلية: مسؤول عن وضع برنامج الصيانة ومتابعة تنفيذها و توفير القطع اللازمة للصيانة الدورية ضمن مستودع الصيانة بشكل مسبق و بكمية مناسبة.

4- خطوات التنفيذ:

4.1- الصيانة الدورية في قسم الدعم الفني :

• يقوم مسؤول الشبكات الداخلية وبالتعاون مع مدراء الأقسام وبإشراف مدير القسم بإعداد خطة الصيانة الوقائية لجميع التجهيزات و المعدات في الشركة بناء" على:

         * طبيعة عمل التجهيزات والمعدات.

         * الخبرة العملية.

• تعد خطة الصيانة بشكل سنوي و التي تشمل أنواع الصيانة الوقائية الأسبوعية والشهرية والسنوية وفق النموذج
• (QP-06-F1)  و يتم اعتمادها من مدير القسم.
• يقوم مسؤول الشبكات الداخلية بتنفيذ أنشطة الصيانة الدورية وفق خطة الصيانة السنوية لكل قسم وفق تعليمات الصيانة الخاصة بالتجهيزات والمعدات على الشكل التالي:
• يقوم مسؤول الشبكات الداخلية بتسجيل معلومات عن التجهيزات و المعدات الموجودة في الشركة في بطاقة التجهيزات و المعدات وفق النموذج (QP-06-F2).
• يقوم مسؤول الشبكات الداخلية برفع تقرير شهري عن أعمال الصيانة الدورية التي تمت خلال الشهر إلى مدير القسم وفق النموذج (QP-06-F3) بما يتضمن السيرفرات التابعة لهذا القسم .

 الصيانة الطارئة في قسم خدمة دعم الشركات:

• في حال حدوث عطل طارئ في أي من التجهيزات أو المعدات يقوم الموظف بتقديم طلب على برنامج WF والذي يوصل الطلب الى مسؤول الشبكات الداخلية (بعلم مدير قسم دعم الشركات).
• يقوم مسؤول الشبكات الداخلية بإصلاح العطل الذي حدث وتسجيل التفاصيل على برنامج الـ “WF”.
• في حال الحاجة إلى قطع تبديلية جديدة يتم تنظيم طلب مذكرة استلام وتسليم مواد وفق النموذج (QP-06-F5) موقع من مدير قسم دعم الشركات و في حال عدم وجود القطع التبديلية اللازمة يتم تقديم طلب شراء وفق إجراء الشراء  عن طريق برنامج الـ “WF”، ويعد مسؤول الشبكات الداخلية مسؤولا" عن ادخال وإخراج القطع الى مستودع الصيانة في قسم دعم الشركات .
• و بحال صعوبة توفير أو شراء القطع التبديلية يتم ترتيب الأجهزة حسب أولويات العمل و التنسيق بين مدارء الأقسام للمساعدة بتحديد اللازم.
• بعد الانتهاء من إصلاح العطل يقوم مسؤول الشبكات الداخلية بتسجيل الملاحظات على برنامج الـ “WF” .
• يتم توصيف المشكلة الحاصلة على البرنامج (“WF” ) .
• يتم توصيف المشكلة الحاصلة على السيرفر وفق النموذج (QP-06-F4) و ارسال تقرير الى مدير قسم دعم الشركات.
• يقوم مسؤول الشبكات الداخلية برفع تقرير شهري عن أعمال الصيانة الطارئة إلى مدير قسم دعم الشركات وفق النموذج (QP-06-F6).
• يقوم مدير قسم دعم الشركات برفع تقرير أسبوعي الى الإدارة العامة عن المهام التي تم تنفيذها خلال الأسبوع.
• يقوم مدير قسم دعم الشركات برفع تقرير في نهاية العام عن وضع المخدمات وفق النموذج (Qp-06-F7) للإدارة العامة.

سياسة الخصوصية:

• عدم إمكانية استخدام الفلاشة + السواقة + التحميل .
• عدم امكانية استخدام بروكسي .
• ربط ip الجهاز لكل موظف بحسابه على لوحة التحكم (أي لا يتمكن الموظف من فتح حسابه على لوحة التحكم من كمبيوتر آخر).
• تفعيل مضاد فيروسات لاجهزة الشركة.
• فتح الانترنت لموبايل القسم + موبايل مدير القسم.
• عدم فتح الانترنت لأي موظف .
• تعديل كلمة المرور الخاصة بالشبكة الداخلية بشكل شهري.
• طلب الصلاحيات الإضافية يحتاج لموافقة من السيد المدير التنفيذي.
• تزويد الادرة العامة بتقرير شهري عن سجل الصلاحيات.

4.2- الأمن الصناعي :

• يقوم المسؤول في القسم الإداري بمتابعة جميع الأقسام كلاً فيما يخصه بكافة موظفيها للالتزام بارتداء لباس العمل المخصص ( في الأماكن المحددة سابقاً ) وعدم التدخين في الأماكن المميزة بإشارات عدم التدخين وعدم تناول الأطعمة والمشروبات خارج المكان المخصص لذلك والمحافظة على نظافة المكان وتوجيه الملاحظات اللازمة لتلافي المخالفات
• عن طريق مدراء الأقسام وفق تعليمات الأمن الصناعيWI-06-01 .
• يقوم المدير الإداري أو من يكلفه بتدقيق واقع العمر الزمني لاسطوانات الإطفاء وتبديلها عند اللزوم.
• يعد مدير القسم الإداري مسؤولاً عن التأكد بشكل يومي وفق طريقة مناسبة في تنفيذ مايلزم لضمان توفير استهلاك موارد الشركة ( التأكد من إطفاء المكيفات والأنوار والتوربينات ...الخ ) كما يعد مسؤولا عن التأكد من تشغيل نظام الاجابة الاتوماتيكي على هواتف الشركة .
• يعد القسم الاداري مسؤولاً عن عمل جولات على مرافق الشركة للتأكد من وجود المتطلبات الأساسية بشكل يومي والتأكد من نظافة المكاتب بشكل عام مرتين اسبوعياً على الأقل .
• كل عملية صيانة تؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على أداء العمل أو تنفيذ مهام الموظفين يجب أن تنفذ خلال مدة لا تتجاوز 3 أيام ( 72 ساعة باستثناء يوم الجمعة فقط ) وذلك حسب القسم المسؤول عن تنفيذ عملية الصيانة ويعد القسم أو الموظف الذي تؤثر مشكلة الصيانة على عمله مسؤولاً بشكل مباشر عن إعلام قسم الجودة و التدقيق بتفاصيل المشكلة وأثارها بشكل تفصيلي وآلية متابعتها .
• تحفظ السجلات الخاصة بالصيانة وفقاً لما هو مذكور في إجراء السيطرة على سجلات الجودة QP-02.

4.3- طلبات صيانة عامة :

1. يتم طلب صيانة جديد عن طريق برنامج wf اجرائية الصيانة – طلب صيانة جديد      

1.  يتم ادخال بيانات الزبون حسب الاجرائية وترسل للمسؤول عن الصيانة

1. بعد الانتهاء من الصيانة يتم اغلاق الحالة وارسالها لقسم خدمة الزبائن بالبرامكة مع ادخال تقرير عن الصيانة ونتيجتها والتكلفة وفي حال عدم امكانية الصيانة يتم تبديل القطعة من مركز خدمة الزبائن واعطاء وصل للمشترك اتلاف أو تبديل .

5- المرفقات: