تعليمات تنظيم العمل الداخلي

WI-07-01

المسؤوليات:

مدير القسم الاداري مسؤول عن متابعة تنفيذ هذه التعليمة .

خطوات التنفيذ :

في حال الحاجة لسيارة الشركة من قبل أي قسم لضرورة العمل , يتم ارسال ايميل للمدير الإداري قبل يوم عمل و من الممكن تجاوز الفترة المحددة بحال الضرورة على أن يتم تحديد الأولويات من مدير القسم و توضيحها للقسم الطالب.

يعد المراسل مسؤول عند استلام و تسليم مركز خدمة الزبائن (النقدية –القرطاسية-البريد.....).

في حال الطلب من المراسل التواصل مع أي قسم ، يجب على الطالب اعلام مديره المباشر بالطلب واعلام المدير الاداري بذلك .

1 الدفعات المالية:

القسم الاداري مسؤول عن تنظيم جدول بكافة التزامات الشركة المالية المتعلقة باستمرار الخدمات والقيام بارسال ايميل تذكير للقسم المالي بمواعيد الاستحقاق قبل 5 أيام عمل من كل موعد.

يعد القسم الإداري المسؤول المباشر عن أي حالة انقطاع بالخدمات الأساسية بحال لم يتم التذكير حسب ما ذكر أعلاه.

2 الصيانة الدورية:

يعد مدير القسم الإداري مسؤول عن كافة أمور الصيانة للأثاث و تجهيزات المبنى, أي طلب صيانة يرسل لمدير القسم و يتم التنفيذ خلال فترة لا تتجاوز 5 أيام عمل , و في الحالات المرتبطة بسير العمل خلال 48 ساعة و في حال تجاوز الفترات المحددة يتم التوضيح لقسم الجودة و التدقيق.

يجب أن يتم فحص تجهيزات الشركة (الهواتف-الخطوط-المكيفات-التمديدات الكهربائية-...) كل 6 أشهر وفق خطة صيانة موضوعة من قبل مدير القسم, و تقديم تقرير عن حالة التجهيزات إلى قسم الجودة و التدقيق و السيد المدير العام كل 6 أشهر.

يقوم القسم الإداري بصيانة شهرية وقائية للمكيفات و المولدات و وحدات انقطاع الطاقة الكهربائية في غرفة السيرفرات و ذلك للتأكد من الجهوزية الدائمة .

عند توقف أي خدمة أو تجهيزة لفترة تزيد عن يوم عمل يتم إعلام قسم الجودة و التدقيق.

3 القرطاسية:

يعد مدير القسم الإداري مسؤول عن توفر الحد الأدنى من القرطاسية بالتنسيق مع إدارة المشتريات.

يعد مدير القسم الإداري مسؤول عن جودة القرطاسية و أسعارها المدروسة.

يقوم الموظف بطلب قرطاسية من مدير القسم الإداري وفق النموذج ) WI-07-01-F1), على أن يتم ذلك قبل 24 ساعة عمل من تاريخ الحاجة الى ما هو مطلوب.

يتم استبدال المحابر القديمة بالجديدة و مدير القسم الإداري مسؤول عن تدقيق حالات الهدر بالطباعة من حيث المحابر و الأوراق.

يقوم مدير القسم الإداري بإنشاء مستودع للقرطاسية و مواد التنظيف و الضيافة و يتم تنظيم أمور الاستهلاك و التسليم وفق جداول منظمة.

4 خدمات التنظيف والضيافة :

يقوم المدير الاداري بالتنسيق مع موظفي البوفيه لضمان تقديم خدمات الضيافة والتنظيف لكامل موظفي الشركة طيلة فترة الدوام الأساسية.

يقوم المدير الإداري بالإشراف على تنظيف غرفة السيرفرات بالتنسيق مع مدير القسم التقني و ذلك مرة واحدة أسبوعياً.

يقوم المدير الإداري بضمان تواجد المتطلبات الاساسية للموظفين من حيث:

الضيافة وجود صنفين على الأقل بشكل دائم .

مستلزمات الاستخدام الدوري مثل ( محارم – صابون – مواد التنظيف..الخ ) .

عامل البوفية مسؤول عن تنظيف وتفقد جهوزية المرافق العامة بالشركة بشكل نصف يومي ( مرتين باليوم ) .

المرفقات :