تعليمات نظام الوكيل

 (WI-09-01)

1. المسؤوليات:

• مسؤول التسويق : مسؤول عن متابعة التنفيذ ضمن قسم التسويق .
• قسم التوزيع : مسؤول عن متابعة أمور نقاط البيع.
• القسم التقني : مسؤول عن إرسال التقارير الدورية وغير الدورية المتعلقة بنقاط البيع .
• قسم الجودة : مسؤول عن تدقيق و ضبط آلية عمل التعليمات المذكورة.

2. خطوات التنفيذ:

يعتمد نظام الوكيل على تنظيم عمل الوكلاء الخاصين بالمزود المسؤولين عن متابعة أمور بيع بوابات أو خدمة عبيلي أو أي منتج أخر يوزعه مزود خدمة الانترنت سوا .

a. معايير الوكلاء :

• تستفيد نقاط البيع من العروض المطلقة من قبل المزود و المدروسة من قبل مدير قسم التوزيع و الإدارة.
• يتم الإشراف من قبل مدير قسم التوزيع على رصيد عبيلي و التحويل لنقاط البيع لضبط شرط عبيلي مقابل العقود,( عقد شهريا"على الأقل مقابل رصيد عبيلي).
• قيمة رصيد عبيلي تتناسب تصاعديا" مع عدد العقود المقدمة.
• يتم الالتزام بالشروط طيلة توفر بوابات ضمن المقاسم لضمان عملية توزيعها.

3. متابعة متطلبات نقاط البيع:

• يستلم مسؤول قسم التسويق طلب نقطة البيع سواء بشكل مباشر أو عن طريق معلومات من قسم التوزيع.
• تتم دراسة الطلب و عرضه على مدير قسم التسويق لطلب الموافقة.
• يتابع مسؤول قسم التسويق طلبات تركيب لوحات إعلانية و فينيل حسب النموذج (WI-09-01-F1), مع ذكر كافة المعلومات المذكورة ضمن تعهد تركيب اللوحة, لا يتم التعامل مع أي طلب فينيل إلا في حال وجود تعهد تركيب لوحة ورقي موقع من قبل نقطة البيع.
• يقوم بعملية التنفيذ من حيث الطلبات المالية و الأرشفة .
• يتم التنسيق مع المطبعة و ورشة التركيب و تزويدهم بمعلومات نقطة البيع.
• إعلام مدير قسم التسويق و مدير قسم التوزيع و نقطة البيع بتنفيذ العملية.

4. بيانات نقاط البيع:

      a- إضافة نقطة بيع:

• يتم تحويل الطلب من قبل المشرف أو المندوب إلى مدير قسم التوزيع و الذي بدوره يقيّم نقطة البيع و بحال تمت الموافقة يتم تحويل الطلب إلى قسم التسويق لإنشاء نقطة البيع.
• يقوم مشرف قسم التسويق بتخصيص بيانات نقطة البيع خلال يوم عمل.
• يتم ارسال رسالة لمسؤول نقطة البيع تعلمه بإنشاء الحساب و تتضمن اسم المستخدم و كلمة المرور.
• يشترط وجود تعهد معتمد من قبل قسم التسويق و موقع من قبل نقطة البيع (من خلال قسم التوزيع) لإضافة أي نقطة.
• لا يتم تحويل رصيد عبيلي لأي نقطة بيع جديدة إلا بحال تم تقديم 5 عقود.

     b- إخفاء نقطة بيع + تعديل كلمة مرور:

• يقوم المشرف أو المندوب بطلب الموافقة من مدير قسم التوزيع .
• يرسل الطلب مع ذكر السبب و التفاصيل الى السيد المدير التنفيذي لطلب الموافقة.
• بحال تمت الموافقة , يرسل الطلب إلى القسم البرمجي للتنفيذ.
• يقوم القسم البرمجي بالتنفيذ و الرد خلال يوم عمل.

      c- تعديل معلومات نقطة بيع :

• يتم تعديل نقطة البيع فقط بحال كانت نقطة البيع الجديدة بذات المنطقة و للمالك نفسه أما بحال كانت بمنطقة جديدة يجب انشاء نقطة بيع جديدة.
• يتم إجراء تعديل معلومات نقاط البيع بالمتابعة بين نقطة البيع و قسم التسويق و القسم البرمجي.
• يتم إضافة النقطة المعدلة بالمعلومات الجديدة , ويضمن قسم البرمجة التأكد من ربط معلومات النقطة القديمة مع الجديدة من حيث الرصيد المالي ومعلومات طلب المنتجات وكامل المعلومات المتعلقة مع نقط البيع .
• تعديل بيانات نقاط البيع يتم حصرا" بموافقة من مدير قسم التوزيع.

    d- متابعات الدفعات المالية للوكلاء:

• بحال وجود مشكلة لدى وكيل أو مندوب بعملية تحويل رصيد , فيتم ارسال طلب للقسم المالي للمعالجة.

• عند وجود دفعات متكررة أو خطأ بتسديد الفواتير:
• يقوم موظف قسم التوزيع بالتأكد من الخطأ و توضيح تفاصيله .
• يتم تحويل الطلب إلى قسم خدمة الزبائن ليقوم موظف المتابعة بالتواصل مع المشترك و التأكد من صحة الدفعة المسددة مع ضرورة إدراج القسم المالي ضمن الإيميل للمعالجة و ذلك وفق النموذج.

ملاحظات :

• يتم إعلام قسم الجودة و القسم المالي عند اعتماد عروض جديدة لنقاط البيع .
• يتم تسليم هدايا العروض لنقاط البيع وفق النموذج (WI-09-01-F2), على أن يتم ارفاق صورة هوية المستلم و الأرشفة ضمن القسم المالي و القسم المسؤول عن التسليم.
• سيتم التدقيق من قبل قسم الجودة على عمليات عبيلي و العقود و يعتبر الموظف الذي قام بعملية التحويل و المدير مسؤولا" عن عدم تحقيق الشرط.
• يعد موظف قسم التوزيع غير مسؤول عن أخطاء الوكلاء.
• بحال تم اطلاق عرض للوكلاء خاص بفترة معينة يجب أن يقوم مشرفي قسم التوزيع بإعلام الوكلاء خلال فترة 72 ساعة عمل مع توضيح كافة تفاصيل العرض للوكيل , و ذلك وفق النموذج (WI-09-01-F3).
• يقوم مدير قسم التوزيع بتزويد الإدارة العامة بتقرير شهري مفصل عن المهام و الأعمال التي قام بها مشرفي القسم.
• يتم ضبط زيارة المندوب للوكلاء حسب توزع المناطق , وفق نموذج زيارة مندوب (WI-09-01-F4), و العمل على تقرير من قبل مدير القسم و تزويد الإدارة به بشكل شهري ,(سيتم اتلاف النماذج كل 3 أشهر).
• بحال وجود حالات اضطرارية لإنشاء نقطة بيع لتخديم المشترك و المقسم غير متوفر فيه بوابات يتم طلب استثناء من السيد المدير التنفيذي مع توضيح السبب و تفاصيله.

المرفقات: