إعــــــــداد |
مراجعـــــة |
مدير مبيعات / دعم الشركات مدير القسم الإداري المدير المالي مدير القسم التقني |
قسم الجودة و التدقيق |
اعتمــــــاد |
المدير العام لمجموعة فرعون محدودة المسؤولية م.محمد نبيل فرعون |
رقم الإصدار: 5 |
رقم النسخة : 1 |
تاريخ الإصدار: 01/01/2019 |
عدد الصفحات : 6 و المرفقات : 13 |
1- الغاية:
2- مجال التطبيق:
كافة زبائن الشركة الحالين والمحتملين.
3- المراجع المعيارية:
4- مصطلحات وتعاريف:
رئيسي : يرتبط معه نقط فرعية من عدة مقاسم .
فرعي : يربط بين النقط الرئيسية وبين تجهيزات الزبائن .
5 – المسؤوليات:
6 خطوات التنفيذ :
متابعة الزبون لمعرفة قراره والتفاوض معه وتقديم العروض البديلة الممكن طرحها عند الحاجة بالتنسيق مع الادارة العامة ومدير قسم مبيعات الشركات .
b. مرحلة الموافقة للزبون والبدء بإجراءات التركيب :
1. عند موافقة الزبون الأولية يقوم مسؤول مبيعات الشركات بإرسال مسودة عن عقد الاشتراك (Qp-13-f1) بخدمة الانترنت عن طريق الدارة المؤجرة (Leased Line) الى الزبون النموذج (QP-13-F1 ) خلال يوم عمل من تاريخ الموافقة .
2. يتم اضافة التعديلات المطلوبة من الزبون على بنود العقد بالتعاون مع محامي الشركة في حال طلب الزبون لذلك وعند موافقة الزبون على عقد الاشتراك بخدمة الانترنت عن طريق الدارة المؤجرة (Leased Line) (Qp-13-f1) يتم التوقيع من قبل مدير مبيعات الشركات والمفوض من قبل الشركة الطالبة .
3. يتم العمل على انشاء الملف التنفيذي من قبل مسؤول مبيعات الشركات باستخدام النموذج (Qp-13-f8), و يرسل لكل قسم من الأقسام المعنية ليتم تسجيل كافة المعلومات المطلوبة.
4. يقوم مسؤول مبيعات الشركات بالتأكد من اكتمال الملف التنفيذي و أرشفته مع العقود.
5. يسلم النسخة الأصلية الموقعة من العقد إلى القسم الإداري بالإضافة إلى أرشفة صورة عند العقد ضمن أرشيف مبيعات الشركات .
6. بعد توقيع العقد يقوم مسؤول مبيعات الشركات بارسال نموذج تفويض ( Qp-13 - f2) + طلب حجز دارة (Qp-13-f3 ) أو طلب شخصي E1 ( Qp-13- f4) ويتم ختمها و توقيعها من قبل الزبون من اجل استصدار الأمر الإداري .
7. يتم تسليم نموذج التفويض (Qp-13-f2) + طلب حجز دارة E1 (Qp-13-f3 ) أو طلب شخصي E1 ( Qp-13-f4) الموقع والمختوم الى القسم الإداري خلال يوم عمل لتتم متابعة الإجراءات الإدارية اللازمة من قبل المسؤول الإداري من يوم عمل لأسبوع عمل .
ملاحظه يتم تزويد مسؤول مبيعات Leased line بالاسم الثلاثي للمسؤول الاداري للشركة الطالبة للخدمة إضافة إلى الرقم الوطني لتضمينه في نموذج التفويض (Qp-13-f2) .
8. يقوم المراسل في القسم الإداري بتسليم ورقة اللا مانع (Qp-13-f7) للمؤسسة العامة للاتصالات ويتم تسليمه أوراق إدارية ليتم كتابة المعلومات المطلوبة فيها واعادتها للمؤسسة حسب النموذج (QP-13-F6) بدون ترويسة أو تذييل .
9. يتم أخذ الأوراق الادارية المذكورة سابقاً من قبل المراسل الإداري الى المؤسسة العامة للاتصالات لاستصدار أمر إداري أو الغاءه حسب النموذج (QP-13-F5) بين 7 الى 15 يوماً .
10. قسم دعم الشركات يطلب التجهيزات اللازم شراؤها حسب اجراء الشراء (Qp-10) في حال عدم توفرها ضمن المستودع خلال 7 ايام عمل في حين يكون الأمر الإداري قيد الاستصدار .
11. يتم تسليم نسخة عن العقد للقسم المالي من أجل التحضير لإجراءات تحصيل الرسوم الدورية من المشترك للخدمة حسب المدة المتفق عليها ضمن مذكرة التفاهم .
12. يقوم مسؤول مبيعات ال Leased Line بالتنسيق مع قسم دعم الشركات لتركيب خدمة ال ADSL Backup لتأمين الأدوات اللازمة لتركيب بوابة ADSL BACKUP خلال 3 أيام عمل في حال توافر البوابة وفي حال عدم توافرها يكون لهذا الطلب الأولوية ضمن طلبات ال ADSL .
13. يتم إعلام قسم مبيعات الشركات عند استصدار الأمر الإداري ويرسل الأمر على نسختين ( مبيعات الشركات + دعم الشركات ) .
14. يتم التواصل من قبل قسم دعم الشركات مع القسم التقني (NOC) لحجز مجال عناوين (IP) بإيميل يتضمن : اسم المشترك / اسم الشركة / العنوان/ الفرع / نوع الاشتراك / السرعة المطلوبة .
15. ويتم ارسال المطلوب من قبل القسم التقني (NOC) لقسم دعم الشركات حسب مايلي :
16. التنسيق مع القسم للمالي لمتابعة أمور التحصيل والتسليم للتجهيزات بحسب الطريقة المتفق عليها ضمن مذكرة التفاهم وحسب نموذج بطاقة تسليم خدمة ومعدات (Qp-13-f10) .
ملاحظة: يقوم المسؤول من قبل قسم دعم الشركات بتوقيع الزبون على بطاقة تسليم خدمة ومعدات
ويكون تسليم الخدمة من ناحية ال Bandwidth وعناوين ال Public IP المحجوزة للزبون
ومن ناحية المعدات يتم توقيعه على التجهيزات المتواجدة في المقسم والمتواجدة لديه .
17. تتم المباشرة بالتركيب من قبل قسم دعم الشركات بعد استلام الأمر الاداري بالاتفاق مع فني عامل التركيبات التابع لمقسم الشركة لاستلام الخطوط النحاسية وحسب تفرغ العامل ، ومن ثم الاتفاق مع فني الضوئي لاستلام خطوط E1 في مقسم الثورة ومن ثم استلام خطوط E1 في المقسم التابع للشركة وتفعيل الخطوط عن طريق عبور المقاسم وتتم العملية خلال من 3 إلى 5 أيام عمل ضمن دمشق ، وبالنسبة للمحافظات من 3 ايام الى 7 ايام عمل بنفس خطوات الاستلام ، ويجب ان تكون التجهيزات موجودة ضمن المستودع و تم طلب اللازم مسبقاً عند توقيع مذكرة التفاهم .
ملاحظه : مدير قسم دعم الشركات مسؤول عن التنسيق مع القسم المالي لضمان وجود التجهيزات اللازمة وعند حصول أي تأخير يجب اعلام قسم مبيعات الشركات وتحديد سبب التأخير .
18. يتم كتابة نموذج تنفيذي (Qp-13-f8) بين قسمي مبيعات الشركات وقسم دعم الشركات يتضمن السرعة حسب فترة محددة ، وتحديد التجهيزات التي تم تركيبها .
ملاحظة : في حال حدوث أي مشكلة تقنية تحول لمسؤول المتابعة الفني في قسم دعم الشركات وتصعد لمديره ومن ثم لقسم مبيعات الشركات .
19. عند الانتهاء من التركيب وجهوزية الخدمة يتم اعلام القسم الإداري والمالي ومبيعات الشركات من قبل قسم دعم الشركات مع ارفاق صورة تثبت مطابقة السرعة للسرعة المطلوبة وتفاصيل عملية التسليم والشخص المستلم وتوقيعه على الملف التنفيذي (Qp-13-f8) .
20. يتم توقيع عقد بين الزبون ومسؤول دعم مبيعات الشركات لضمان مستوى الخدمة حسب نموذج (Qp-13-f9) .
21. يتم أخذ صورة عن طريق PRTG Traffic Monitor تثبت أن الحزمة المطلوبة تصل بشكل كامل للزبون ويتم التوقيع بين الزبون والمسؤول الفني في قسم دعم الشركات ويتم توزيع النسخ الى الأقسام وقسم مبيعات الشركات ودعم الشركات والنسخة الأصلية بالقسم الإداري .
c. في حال طلب الزبون التعديلات على مواصفات الخدمة:
d. في حال الالغاء :
e. خدمة ما بعد البيع :
7- المرفقات:
اسم النموذج |
رقم النموذج |
تحميل النموذج |
عقد الاشتراك بخدمة الأنترنت عن طريق الدارة المؤجرة Leased Line |
QP-13-F1 |
QP-13-F1 عقد الاشتراك بخدمة الأنترنت عن طريق الدارة المؤجرة Leased Line |
تفويض |
QP-13-F2 |
|
طلب شركة E1 |
QP-13-F3 |
|
طلب شخصي E1 |
QP-13-F4 |
|
طلب الغاء |
QP-13-F5 |
|
عقد المؤسسة العامة للاتصالات |
QP-13-F6 |
|
لامانع |
QP-13-F7 |
|
ملف تنفيذي |
QP-13-F8 |
|
ضمان مستوى خدمة |
QP-13-F9 |
|
بطاقة تسليم خدمة ومعدات |
QP-13-F10 |
|
Visit Report |
QP-13-F11 |
|
ملحق عقد الاشتراك بخدمة الأنترنت عن طريق الدارة المؤجرة Leased Line |
QP-13-F12 |
QP-13-F12 Leased line ملحق عقد الاشتراك بخدمة الأنترنت عن طريق الدارة المؤجرة |
مذكرة استلام وتسليم مواد |
QP-13-F13 |