إجراء الكفاءة و التدريب والوعي

(COMPETENCE AND TRAINING)

QP-05

1. الغاية :

1.1 يحدد هذا الإجراء الأساليب المتبعة للتوظيف وما يتعلق بذلك وتقييم الأداء وتحديد الاحتياجات التدريبية للعاملين في الشركة لرفع مستويات أدائهم واستكمال مهام التدريب لتنعكس على أداء المتدربين بكفاءة وفاعلية.

1.2 تحقيق متطلبات البند رقم 2-6 من المواصفة الدولية  ISO 9001:2008.

2. مجال التطبيق:

جميع العاملين الذين تؤثر أعمالهم على جودة العمليات والخدمات في الشركة.

3. المرجع المعياري و القانوني:

تعتبر المواصفة القياسية الدولية ISO 9001:2008 (البند6.2.2) مرجعاً معتمداً لهذا الإجراء.

4. المصطلحات والتعاريف:

    إن المصطلحات والتعاريف الواردة في المواصفة القياسية الدولية ISO 9000:2008 هي نفسها المطبقة في نظام إدارة الجودة للشركة كما تعتبر المصطلحات والتعاريف والاختصارات المستخدمة في الشركة هي نفسها المطبقة في هذا الاجراء.

5. المسؤوليات :

5.1 المدير العام للشركة: مسؤول عن اعتماد خطة التدريب، وكذلك توفير الدعم والموارد اللازمة لأعمال التدريب.

5.2 مدير قسم الموارد البشرية في الشركة مسؤول عن:

• وضع خطة التدريب السنوية بعد اعتماد الاحتياجات التدريبية من المدير العام للشركة.
• متابعة احتياجات التدريب المحددة من قبل مدراء الأقسام.
• متابعة تنفيذ الدورات التدريبية.
• حفظ وثائق التدريب وتقييم الدورات والمتدربين.

5.3 مدير قسم الموارد البشرية مسؤول عن توثيق اي عملية تعيين موظف في الشركة وعن النقل من قسم إلى آخر.

5.4 مدراء الاقسام مسؤولون عن تقييم الموظفين بعد التدريب وكذلك تحديد احتياجات التدريب كل فيما يخصه.

5.5 مدير قسم الموارد البشرية في الشركة مسؤول عن تقييم عملية الأداء .

5.6 مدير قسم الموارد البشرية في الشركة مسؤول عن عملية التوظيف.

6. خطوات التنفيذ:

6.1 يحدد مدراء الأقسام كل فيما يخصه الكفاءة الضرورية للأفراد الذين ينفذون أعمالاً تؤثر على جودة الأداء و ذلك وفقاً للتوصيف الوظيفي.

6.2 يحدد مدراء الأقسام كل فيما يخصه الاحتياجات التدريبية بنموذج طلب تحديد احتياجات تدريبية وفقا للنموذج (QP-05-F1) في بداية كل عام و كلما دعت الضرورة .

6.3 يحدد مدراء الأقسام كل فيما يخصه أسماء الأشخاص المرشحين للالتحاق بالدورات عن طريق نموذج أسماء الأشخاص المرشحين للدورات وحسب النموذج (QP-05-F2).

6.4 يقوم مدير قسم الموارد البشرية بإعـداد خـطة التــدريب باسـتـخدام نمــوذج الخـطة التدريبية  (QP-05-F3) وذلك بناءً على تحديد الاحتياجات التدريبية ، بعدها ترفع إلى المدير العام للشركة لاعتمادها وتوفير الإمكانيات والتسهيلات اللازمة.

6.5  يتم تحديد نوع التدريب داخلي أو خارجي على النحو التالي:

      - بالنسبة للتدريب الخارجي يوافق عليه من قبل المدير العام للشركة  وذلك اعتماداً على :

                 *  اقتراح مدراء الأقسام / مدير قسم الموارد البشرية.

                 *  طلب الترشيح للدورات والمرسل من قبل الجهة المنظمة للدورة .

       - أما بالنسبة للتدريب الداخلي فيتم بناءً على طلب مدراء الأقسام وطبقاً لاحتياجات العمل وفق الخبرات المتوفرة في الشركة وبموافقة مدير قسم الموارد البشرية

6.6 يقوم مدير قسم الموارد البشرية بمتابعة تنفيذ خطة التدريب ليصدر بدوره أمر إداري  لتبليغ المعنيين بعد موافقة المدير المباشر و المدير العام.

6.7 يقوم مدير قسم الموارد البشرية بتسجيل أسماء المتدربين وموضوع التدريب ونتائجه وذلك باستخدام نموذج نتائج تدريب داخلي / خارجي (QP-05-F4 ) .

6.8 في حال التدريب الخارجي يقوم مدير قسم الموارد البشرية بالتنسيق مع الجهات القائمة بالتدريب ليصدر كتاب رسمي معنون إلى الجهة القائمة بالتدريب لإبلاغهم بأسماء الأشخاص المرشحين للتدريب لديهم وتزويد المتدربين بوثيقة تدريب حيث يقوم المتدرب بإحضار وثيقة من الجهة التي نفذ تدريبه لديها تثبت أنه قد أتم التدريب المطلوب وتحفظ نسخة عن هذه الوثيقة في إضبارة الموظف.

6.9 يقوم مدير قسم الموارد البشرية بتسجيل التدريب الذي أتمه الموظف (التدريب الداخلي أو/ والتدريب الخارجي) في سجل تدريب الموظف وذلك باستخدام نموذج سجل تدريب الموظف (QP-05-F5) ويحفظ في إضبارة الموظف صورة عن الشهادة.

6.10 يقوم المتدرب بتقييم فعالية البرنامج التدريبي عن طريق اســتبيان رأي متدرب حسب النموذج(QP-05-F6).

6.11 يقيم كافة المدراء والمشرفين حسب النموذج (QP-05-F6)  و يقييم الموظفين حسب النموذج (QP-05-F7) (التقييم كل 3 أشهر، كل من قبل مديره المباشر).

1. يتم عرض تقييم المدير المباشر على الموظف لمناقشته .
2. يتم إرسال نتائج تقييم أداء الموظفين مدير قسم الموارد البشرية.
3. في حال عدم موافقة الموظف غلى تقييم المدير المباشر يتم استدعاؤه إلى قسم الموارد البشرية لمناقشة رفضه لهذا التقييم .
4. بعد اقتناع الموظف بالنتيجة يتم مصادقته من قبل مدير قسم الموارد البشرية أو تعدل التقييمات في حال ارتأى مدير قسم الموارد البشرية ذلك محققاً شرط إعلام المدير المباشر.
5.  تُعرض النتائج على المدير العام .

6.12  يقوم مدير الموارد البشرية باعداد تقرير التقييم النهائي بعد كل تقييم في كل ربع حسب النموذج  (QP-05-F9) ومن خلال نفس النموذج يتم حساب التقييم السنوي بحساب المعدل الوسطي =الربع (1+2+3+4)/4.  6.13 يقوم مدير قسم الموارد البشرية بمتابعة أمور التوظيف والاستقالة حسب تعليمة رقم WI-05-01 .

6.14 تحفظ السجلات الخاصة بالكفاءة والتدريب والوعي طبقاً لإجراء السيطرة على سجلات الجودة QP-02 .

7- المرفقات :